|
|
Samenwerking met KWM loopt op zijn eind
In onze laatste nieuwsbrief vertelden wij al over de reis die Willeke en Simon in mei naar Zambia hebben gemaakt. Zij hebben daar KWM (King World Missions) bezocht en de lopende projecten geëvalueerd. Dit was een waardevolle reis om te ondernemen, omdat SCA ter plaatse heeft kunnen onderzoeken hoe de projecten van KWM ervoor staan. Ook hebben we met KWM besproken hoe we hen kunnen helpen om KWM een sterkere organisatie te maken. Belangrijk aandachtspunt hierbij is en blijft het goed bijhouden van een heldere administratie. Willeke en Simon hebben tijdens hun korte bezoek met alle partijen kunnen spreken en op basis van deze gesprekken hebben zij een aantal conclusies getrokken die we graag met jullie willen delen:
1. KWM heeft geen transparante administratie bijgehouden
2. Er is een flinterdunne scheiding tussen privé-geld en het geld bestemd voor de projecten. Het is belangrijk om hierbij te vermelden dat ons sponsorgeld wél aan de school is besteed - er is geen fraude gepleegd -, maar dat zij naast de sponsoring door SCA, ook geld van Amerikaanse sponsors krijgen. Over deze laatste bedragen hoeft KWM helaas geen verantwoording over af te leggen. Hierdoor is in sommige gevallen niet duidelijk wat voor privé of projectdoeleinden is gebruikt. Volgens ons is dit onwerkbaar, omdat zo niet alleen de kans bestaat dat de fondsen door elkaar gaan lopen, maar ook dat SCA geld voor privé doeleinden wordt gebruikt. Deze werkwijze laat immers ruimte voor ‘dubbel declareren’.
3. KWM heeft een onduidelijke organisatiestructuur en overlap in rollen, taken en bevoegdheden. Een voorbeeld: Agnes is schoolmanager, lid van het bestuur en is tekeningsbevoegd voor de bankrekening. Kortom zij heeft drie petten op en kan zonder controle geld opnemen en uitgeven: er is geen functiescheiding. Daarnaast wordt Florence onvoldoende op de hoogte gehouden over de financiële transacties, wat haar (controlerende) rol als penningmeester belemmert.
4. De communicatie naar/met de KWM-leden is beperkt. Beslissingen worden veelal door Ralph en Agnes samen genomen en niet door KWM als een team. 5. KWM heeft onvoldoende kennis en vaardigheden om het bouwproject tot een goed einde te brengen. De belangrijkste constatering was echter dat KWM niet bereid is om met ons te zoeken naar mogelijkheden om de organisatie zo te wijzigen dat bovenstaande knelpunten worden opgelost.
Helaas moeten we constateren dat we ook deels om de tuin zijn geleid met mooie verhalen: wat wij hielden voor onervarenheid was in feite voor KWM een manier om ons als SCA buiten belangrijke besluitvorming te houden. Gelukkig hebben we nu kunnen ingrijpen, maar voor ons is dit een belangrijke leerervaring voor de toekomst.
Ook ervaarden wij in de gesprekken die we gevoerd hebben met de bestuurders te weinig openheid over de hiervoor beschreven situatie, waardoor we eigenlijk niet meer kunnen spreken van een ‘partnerschap’. Dit gebrek aan partnerschap maakt het onmogelijk om de huidige samenwerking voort te zetten.
Deze constatering is voor ons natuurlijk een grote teleurstelling, maar SCA streeft kleinschalige, transparante en kwalitatief hoogstaande ontwikkelingsprojecten na en wil niet op deze manier met lokale partijen samenwerken. De resterende tijd in Zambia hebben we daarom gebruikt om advies in te winnen bij Deloitte Zambia, ambassade, lokaal actieve NGO’s en andere partijen, met als doel te zoeken naar een nieuwe inrichting van onze samenwerking met KWM.
Op basis van dit advies hebben we in een laatste gesprek KWM een aantal veranderingen voorgesteld: o.a. aanpassen van de structuur waardoor de rollen eenduidiger worden, nieuwe leden betrekken, bankrekeningen scheiden etc. Jammer genoeg stond KWM hier niet voor open. KWM wil in principe wel het projectgeld in handen van een onafhankelijke partij geven, maar aangezien wij ook de huidige school sponsoren, is dit voor ons onvoldoende verandering. Op dit moment zoeken wij in overleg met KWM en Deloitte Zambia naar de juiste manier om de samenwerking af te bouwen. Ook het COS (regionale instelling voor ontwikkelings-amenwerking) adviseert ons in dit proces.
Wij vinden het heel jammer dat het zover is gekomen en natuurlijk hebben wij ook naar onze eigen rol in dit proces gekeken. Wij hebben KWM altijd het voordeel van de twijfel gegeven, omdat we het belangrijk vinden onze lokale partners vertrouwen en vrijheid te geven. In onze visie is dat de manier om lokaal verandering te verankeren. Helaas is gebleken dat KWM deze vrijheid nog niet aankon.
Wat we hiervan geleerd hebben is dat we bij de opstart van locale projecten ‘strenger’ moeten zijn en nog duidelijker kaders zullen moeten afspreken met onze partners. Ook zullen we nog meer tijd moeten investeren in het overdragen van kennis over administratie en projectaansturing, zodat duurzame verandering echt kan plaatsvinden.